Diez reglas de oro del Business Intelligence

Cuando existen deficiencias, su causa es una debilidad funcional y organizacional originada desde el arranque de un proyecto.

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Autor: Information Builders 

Los nuevos proyectos de implantación de inteligencia de negocios deben aprender de los éxitos ajenos para ser efectivos y no fallar. Resultado de esa consigna, hemos compilado las 10 grandes reglas de oro para los proyectos de Business Intelligence (BI). 

1. Define las necesidades funcionales. Lo primero que debe hacer el equipo del proyecto (que debe estar compuesto de empleados especializados y del departamento en TI), es determinar la información que la aplicación de BI debe de proveer y el formato adecuado. Debe concretarse si serán analizados los números de ventas de años, meses o días. 

2. Define el grupo de usuarios. El equipo debe definir quiénes serán los usuarios. Generalmente existen tres grupos: usuarios en general que realizan los reportes, productores y analistas que evalúan datos, y gerentes y directivos que deciden los objetivos empresariales. 

3. Involucra a los usuarios en la etapa de desarrollo. El departamento de sistemas debe crear un prototipo simple de la solución que le permita a los usuarios retroalimentarlo y, de esa manera, asegurar que sus requerimientos sean incluidos en el proyecto. Los empleados siempre deben ser incluidos de manera paralela a la implantación para que puedan trabajar con la aplicación de BI en el futuro. Los usuarios siempre determinarán si el proyecto va por buen camino. 

4. Obtén soporte de la Dirección. El equipo del proyecto debe asegurar el respaldo de la dirección general; es la única manera y la más corta para incorporar los objetivos corporativos a largo plazo. Con ello se tendrá la oportunidad de obtener, monitorear y comparar los Key Performance Indicators (KPI) que forman parte de los más importantes índices de operación. 

5. Identifica KPI necesarios. El equipo del proyecto debe definir los KPI en consulta con los especialistas de los departamentos. Eso simplifica la determinación de los objetivos a alcanzar y si son viables o no. 

6. Asegura la integración y la calidad de los datos. La integración de los datos es un factor decisivo para el éxito del proyecto. El equipo debe identificar la disponibilidad de los sistemas operacionales en donde se encuentra la información y la manera en que se debe acceder a ella, o por un acceso nativo o por el data warehouse. Para la actualización de la información, el acceso nativo es la mejor opción. 

7. Investiga las herramientas que se encuentran disponibles en la compañía. Muchas empresas que implementan el BI empiezan desde cero. Es muy probable que existan aplicaciones aisladas y una diversidad de herramientas (las más comunes son las hojas de cálculo); debe determinarse las que continuarán siendo funcionales y las que serán reemplazadas. Al estandarizar un solo sistema de BI, se debe asegurar la consistencia de la información enviada a través de toda la empresa. 

8. Opta por el mejor software en business intelligence.  Por medio de un  Proof-of-Concept (PoC), el equipo del proyecto debe tomar la decisión del software más adecuado. Este procedimiento permite al equipo asegurar un mayor nivel de certeza de que el software responde a necesidades del proyecto. 

9. Limita el tiempo de ejecución del proyecto. Aplica una vieja regla: “Si algo toma más de seis meses ya no es un proyecto, es un problema”. Los especialistas deben enfocarse y proceder por etapas definidas. Los sub-proyectos deben ser designados de tal manera que el primer módulo ejecutable y operacional debe estar disponible después de dos o tres meses. 

10. El BI es un proyecto constante. Los requerimientos de las compañías cambian constantemente y lo mismo aplica para las aplicaciones de BI. Todas las soluciones en inteligencia de negocios deben ser continuamente desarrolladas y actualizadas; es la única manera de seguir a la par de los requerimientos del negocio.  

Nota. Information Builders es una compañía que ha proporcionado soluciones a más de 12,000 clientes en el mundo durante los últimos 30 años. Tiene en WebFOCUS su producto más representativo.

 

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