La continuidad de los negocios

Actualmente es una situación sanitaria la que alarma, antes fue la crisis económica mundial, y en definitiva, Víctor Giles plantea que desde cualquier aspecto lo importante es prevenir y prepararse.

Víctor M. Giles

Escrito el 29 de abril del presente, por Víctor M. Giles, Fundador, Director General y Socio Consultor de VGDNA.

“La Salud no lo es todo, pero sin ella,
todo lo demás parece nada”

A. Schopenhauer

En las más recientes ediciones de nuestro boletín de negocios hemos tenido que ajustar los temas básicamente por el tema de la recesión mundial; sin embargo, en este caso es para considerar una situación a todas luces de un interés especial, particularmente por la carencia de una cultura de prevención en diferentes materias y actualmente lo vemos reflejado en al ámbito sanitario.

Durante el mes de abril sucedieron varios eventos interesantes, a principios del mes se reunió el grupo de los siete, integrado por Estados Unidos, Gran Bretaña, Canadá, Francia, Alemania, Italia y Japón para analizar la situación económica mundial y ver su posible reactivación; a mediados, el nuevo presidente de los Estados Unidos en un viaje relámpago, previo a la cumbre Interamericana, visitó a su homólogo mexicano aquí en nuestro país; finalmente el pasado jueves se dio el anuncio, después de una serie de sesiones internas en la SSA y del cuerpo colegiado de Seguridad Nacional, de la contingencia por Influenza Porcina, con la particularidad de presentar un virus mutado y para el cual la vacuna existente no es efectiva.

A partir de este momento, y aunque hay aún mucha información confusa tanto a nivel federal como con los gobiernos locales (estatales y el DF), estamos en medio de una situación para unos más psicótica que alarmante, lo que se constata por el creciente número de casos de atención por “síntomas” no confirmados de la enfermedad.

Sin embargo, no podemos dejar de lado, que la OMS elevó ya a 5 el nivel de severidad y que países como Estados Unidos, Canadá, Israel, Austria, España (entre otros), además del nuestro, tienen situaciones también de contingencia.

¿Como negocios, dónde estamos parados hoy?
Es indiscutible que la situación actual está cambiando nuestra forma de hacer negocios y, sobre todo, tendrá que ajustarse todo lo referente a la seguridad e higiene, que si bien se maneja en un buen número de empresas, es más siguiendo aspectos sindicales o de giro específico, que previniendo situaciones como la actual, donde nos consta ha desbordado a más de una empresas.

Es claro que procurar el bienestar del personal y sus familias, clientes y proveedores, es una directiva de todos los negocios; pero, si no estamos preparados, cómo lograremos mantener la continuidad del trabajo, y en sí de la cadena productiva, con la consecuente respuesta adecuada a nuestros clientes.

No es algo fácil de responder cuando se han descuidado estos temas y cuando las mismas autoridades nos confunden, no por las medidas tomadas, sino por lo confusa información manejada en muchos medios y lo reactivo de muchas medidas.

Como un simple ejemplo véase las medidas del Jefe de Gobierno del DF y sus implicaciones económicas directas al cancelar actividades en las instalaciones mercantiles que reúnen gente (casi todas).

De acuerdo a las mejores prácticas de evaluación de riesgos y continuidad del negocio, debemos de habilitar en forma completa las tres fases del proceso de continuidad:

a) Administrar el riesgo
b) Crear el plan de continuidad de Negocio
c) Probar y administrar el plan

Si esto ya existe y nadie está descubriendo el hilo negro, ¿por qué las empresas no están tomando las medidas para enfrentar la situación sanitaria que impera en el país?, ¿por qué sólo estamos dando respuesta a las indicaciones y acciones tomadas por el gobierno? Muy simple, no tenemos habilitado un plan de continuidad de negocio, o si lo tenemos “no contempla riesgos de este tipo”.

El Plan de Continuidad de Negocio y las acciones que de él emanan, deben ser comunicadas con toda la oportunidad a los socios, empleados, clientes y proveedores de la empresa para estar preparados y prevenir posibles afectaciones; de hecho, más que cancelar la operación de los comercios, en el caso del Distrito Federal, se debió mejor de promover el desempeño remoto de aquellas actividades que así se puedan hacer, afectando lo menos posible el negocio y por supuesto con la existencia de la tecnología y políticas habilitadas para tal efecto.

¿Qué debemos hacer ahora, para mitigar los riesgos?
Es claro que, sin un plan de contingencia, la mayor parte de los negocios tendremos que seguir reaccionado ante esta eventualidad, considerando que si crece, esto seguramente afectará a cualquier persona en la Organización, mandos operativos o directivos, por lo que vale la pena establecer planes emergentes para continuar la operación en las empresas, tener claro los esquemas de sustitución por emergencia, y hasta los aspectos legales que esto implicará.

Debemos de hacer dos cosas principales: mantener un estatus de prevención para evitar en medida de lo posible la propagación de la influenza, y evitar, en la medida de lo posible, que nuestra cadena operativa se debilite o rompa, ya que eso pondrá en riesgo nuestra viabilidad, pero más importante aún, es trabajar junto con nuestros proveedores y clientes para que sus cadenas tampoco sufran grandes variaciones. Es decir, ahora más que nunca, dependemos de la funcionalidad de nuestros clientes y de nuestros proveedores para asegurar nuestra propia existencia.

Los siguientes pasos
Es indudable que hoy debemos de demostrar el liderazgo y planear durante la operación las nuevas etapas, primero re educando a nuestro talento en lo relativo a la prevención y comunicación. Tener claramente definidos procesos y políticas, hacer buenos análisis de riesgos, así como usar adecuadamente la tecnología. En resumen, tener una empresa adecuadamente establecida y regida por las mejores prácticas para el entorno donde se encuentre nuestro negocio.

Esto hará en paralelo que la misma sociedad y los gobiernos tomen consciencia de que la planeación y la preparación, más que simples actividades, son las herramientas adecuadas para dar respuesta a muchas de las “contingencias” que vivimos en los negocios. Dicho sea de paso, contingencia significa posibilidad o riesgo de que suceda una cosa; hecho que se presenta de forma imprevista. Por lo que, si estamos preparados, no tendremos contingencias.

La historia nos muestra varias situaciones críticas tanto económicas como de salud, y la constante es que “no esperábamos que sucedieran” quizás porque hemos estado ocupando el tiempo en otras cosas.

Finalmente comparto aquí nuestras recomendaciones, adicionales, para el caso:

  1. Si es necesario estar en la oficina debemos implementar cercos sanitarios y estaciones de limpieza.
  2. Tener reuniones exclusivamente con las personas necesarias, si ésta se puede hacer telefónicamente, es mucho mejor.
  3. Si existen actividades que se pueden realizar desde casa, se debe de proveer a los empleados de las facilidades para hacer esto y reducir los riesgos.
  4. A menos que sea estrictamente necesario, no suspender las actividades productivas, ya que la continuidad del negocio, así como la economía del país pueden estar en riesgo.
  5. Proveer a los empleados en línea de producción de todos los elementos adicionales de seguridad para estos casos.
  6. Hacer de la tecnología un aliado en este tipo de situaciones, habilitando posiciones Virtuales.
  7. Reportar inmediatamente a las instancias adecuadas cualquier caso de personas con síntomas de influenza.

En conclusión, y hablando de empresas y entre empresarios, ¿tenemos listo y vigente nuestro plan de continuidad de negocio?, ¿tenemos la certeza de que nuestro negocio subsistirá esta situación?

¡Analicemos las alternativas y tomemos las decisiones pertinentes!
Para mayor información sobre los procesos de análisis de riesgos, planes de contingencia, asesoría en negocios, planeación estratégica, mercadotecnia, coaching, planeación y las mejores prácticas aplicables a los negocios en empresas nacionales y multinacionales utilizando nuestra metodología, escríbanos a informes@vgdna.com.

Víctor M. Giles – es Fundador, Director General y Socio Consultor de VGDNA, SC (www.vgdna.com), MBA egresado de la Maestría en Administración de Negocios por la ESCA con experiencia en ventas, estrategia de negocios, gestión y administración de proyectos desde 1985, y responsable por más de 10 años de Operaciones y Venta en México y América Latina para empresas multinacionales de tecnología. Creador de las metodologías de análisis de empresas BiogEm (2006) y de negocios EVOC (2007). Tiene en su haber la creación y alineación de decenas de proyectos de negocio exitosos en diferentes segmentos y países. Actualmente apoya el desarrollo de empresas en el ramo inmobiliario, diseño, investigación de mercados, mercadotecnia, editorial, tecnología, manufactura, educación y otros.

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Material en continuo desarrollo e investigación, recopilado, interpretado e integrado por el área de Conocimiento de Visión Global y Desarrollo de Negocios Alternativos, SC – Todos los derechos reservados. México, Abril 2009.

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