Control por cuotas de impresión

Los procesos anticuados forzan volúmenes mayores de impresiones o copias; revisarlos y modificarlos se convierte en argumento de venta.

Julio Tuñon

Julio Tuñón, Director de Marketing de Soluciones de Impresión. Lexmark América Latina.

 

 

 

Muchas organizaciones intentan limitar los gastos de impresión, reduciendo volúmenes, administrando la impresión, auditando el uso de los dispositivos y hasta controlando cuánto imprimen los usuarios.

Pero una de las formas de controlar es implantando “cuotas de impresión” en dos modalidades; “cuotas para control pasivo” y “cuotas para control proactivo”.

Cuotas para Control Pasivo

Tienen como objetivo asignar cuotas de impresión por usuario o por centro de costo, además de comparar en tiempo real el comportamiento de un usuario sobre su cuota asignada versus un estado ideal. También permiten hacer predicciones de uso de la impresión, o restringir la impresión a algún usuario según decisión del administrador.

Cuotas para Control Proactivo

Al igual que las anteriores, permiten asignar cuotas de impresión, pero ofreciendo comparaciones automatizadas en tiempo real sobre la cuota asignada contra las impresiones reales con el fin de controlar su consumo.

La diferencia fundamental entre ambas modalidades es que en el caso pasivo un usuario podría continuar imprimiendo y fotocopiando documentos luego de exceder su cuota, mientras que en la modalidad proactiva, el sistema impediría automáticamente la impresión y el copiado una vez la cuota ha sido excedida.

La modalidad proactiva rinde mayores beneficios en algunas aplicaciones, como por ejemplo quioscos de impresión en universidades. Eso evita el gasto desmedido.

Por su parte, algunas organizaciones colocan cuotas de impresión a sus usuarios y cuando estas cuotas se exceden, los usuarios no pueden continuar imprimiendo. Si las se asignan cuotas por usuario, sólo quien alcance el tope de su cuota queda sin capacidad de imprimir. Pero cuando las cuotas son por centro de costo, todo el departamento queda sin la posibilidad de hacerlo.

Si asumimos que la impresión que hace el usuario que se excede de la cuota no es esencial para la tarea que desempeña, entonces la modalidad proactiva es más ventajosa. Sin embargo, si una hoja adicional es parte esencial de un proceso (como suele ser), estaríamos retrasando un trabajo que podría ser importante.

Modalidad Pasiva: la Mejor Opción

Muchas empresas implantan cuotas de impresión con la esperanza de que cada usuario imprima o copie menos. Pero en la mayoría de los casos la realidad es muy diferente. Es decir, no existe un mal uso por parte de los usuarios, más bien son los procesos anticuados o prácticas inadecuadas que terminan forzando volúmenes mayores de impresión. Por eso recomendamos el uso de cuotas pasivas.

Con cuotas pasivas, el administrador asigna a cada usuario o centro de costo ciertos volúmenes que puede revisarse frecuentemente; esta práctica permite descubrir cuáles procesos implican los mayores volúmenes, con el fin de transformarlos en otros que sustituyan los documentos de papel por documentos electrónicos.

Algunos fabricantes líderes globales de impresión han implantado un sistema de cuotas pasivas con muchísimo éxito. Estas soluciones permiten asignar una cuota de impresión por mes (valor que puede ser variable).

Con cada impresión, la solución actualiza los valores de cada usuario y hace una comparación con la cuota asignada; después, hace un cálculo y estima el volumen esperado ese mes y ese año. También es posible calcular que para un usuario particular sus volúmenes van a exceder su cuota en ese periodo de tiempo, con el objetivo de enviarle un mensaje para informarle de la situación.

Si el usuario entiende que el proceso le va a obligar a excederse, tiene una oportunidad de conversar con su gerente y escalarlo al administrador de tecnología.

El uso de cuotas de impresión, y en particular la implantación de cuotas pasivas ha ayudado a muchas empresas a entender quién imprime, qué imprime, y más importante aún, por qué imprime.

Hasta que las organizaciones no logren descubrir cuáles son los procesos de trabajo responsables por los altos volúmenes de impresión, no podrán tomar medidas e implantar procesos alternativos dirigidos a reducir dichos volúmenes en forma real.

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