Archivos digitales: Del desorden al orden

Gustavo Brunser, Senior Business Development Manager de Adobe, explica como ha cambiado el uso de presentaciones y archivos digitales para lograr claridad y resultados impactantes.

Gustavo Brunser

Por Gustavo Brunser

Preparar presentaciones coherentes y visualmente ricas para los jurados siempre ha sido un reto para los abogados. Los abogados juntaban toda la evidencia, que podía incluir copias físicas de registros médicos y otros varios reportes escritos, junto con fotografías o videos. El paquete resultante de información dispareja parecía a menudo desordenado, confuso y poco profesional al momento de presentarlo a los jurados.

El sector de Leyes se ha acercado a la tecnología en los últimos tiempos, y muchas firmas ahora se dan cuenta de que los software más novedosos pueden ayudarles a organizar y entregar presentaciones pulidas usando medios visuales. Muchos acudieron a Courtroom Concepts, una compañía de soporte de litigios ubicada en Houston, Texas, para solicitar ayuda.

“Aún hay abogados que dicen, ‘no necesitamos la tecnología’ o ‘demasiado llamativo’”, comenta Keith Cartwright, socio de la compañía. “Pero cuando ven las presentaciones que hemos creado se dan cuenta de que juegan un papel muy importante y esencial en la litigación de hoy en día. Podemos desarrollar presentaciones visuales ricas y permitir que los abogados se enfoquen en sus testigos”.

Courtroom Concepts usa software como Acrobat de Adobe Systems que permite a los abogados preocuparse más por el desarrollo de sus argumentos y menos por cómo lucirá su evidencia. La compañía escanea la documentación en papel y la convierte en Portable Document Format (PDF) para entonces combinarla rápidamente con montones de evidencia de otra variedad de fuentes digitales en un solo y más seguro documento. El formato digital es ideal para presentaciones en la corte porque mantiene la integridad de los documentos originales impresos.

Cartwright y sus colegas también pueden añadir marcadores y hyperlinks a detalles relevantes del caso en un archivo PDF, de manera que la información correcta pueda presentarse en la corte en un instante. Sabiendo que cualquier caso típico puede contener 200 o más elementos a exhibir, la habilidad de poder encontrar y presentar rápidamente los materiales relevantes es crucial.

El resultado es que los abogados pueden mostrar incluso el material más común, como largos y complejos contratos de negocios, en una presentación más fluida y efectiva. La evidencia se expone en un formato narrativo y directo, lo que hace más fácil para los jurados seguir y recordar la información durante las deliberaciones.

Y, a menudo, significa que los abogados que aprovechan estas innovadoras tecnologías están en el lado ganador.

“Nos contratan para tomar la evidencia y mostrar lo que ocurrió usando los mejores modelos de exhibición”, dice Cartwright. “Usamos Acrobat y PDF para dar a los abogados ese impulso extra”.

Crucial en Muchas Industrias

Por supuesto, este innovador software no solo se está usando para apoyar argumentos legales ganadores. También ayuda a profesionales en distintos negocios, gobiernos y academias a presentar información de la manera más profesional.

En la educación superior, el software permite a los profesores y personal administrativo de las universidades preparar con mayor facilidad sus documentos y compartirlos con mayor confiabilidad con estudiantes y colegas.

Los profesores en la Wharton School de la Universidad de Pensilvania, por ejemplo, a menudo crean elementos de paquetes de curso o materiales de estudio usando Acrobat. El software les ofrece una manera de combinar y compartir o presentar la información de una forma coherente.

“Es difícil pensar en otra herramienta que ofrezca el mismo nivel de independencia”, dice Kendall Whitehouse, director senior de tecnología de información en Wharton.

“No queremos empezar a decir a los profesores que necesitan usar cierto tipo de aplicaciones de software para crear sus materiales. Queremos que usen lo que les parezca más efectivo”, continúa Whitehouse. “No importa cuáles herramientas utilicen para crear sus documentos de trabajo; la distribución se hace siempre con Acrobat y PDF”.

La Wharton School, que ofrece programas de primera línea de pregrado, MBA y PhD, empezó a trabajar con PDF en 1993. La escuela fue la primera en usar archivos PDF para todo: desde las guías de estudiante a la Revista Alumni de Wharton.

“Una de las grandes fortalezas del formato es lo robusto y estable que ha sido durante sus 15 años de historia”, comenta Whitehouse.

En Wharton, otro aspecto importante de los intensos procesos de documentos de la institución es la habilidad de archivar material. Whitehouse dice que con PDF, la calidad del archivo se mantiene constante, aún cuando el software Acrobat evoluciona con el tiempo. Y mantener la calidad prístina de información como disertaciones doctorales está por encima de todo, porque podría necesitarse presentar dichas disertaciones muchos años después de haberse aceptado y archivado.

“Los documentos antiguos no solo lucen tan bien ahora como cuando fueron creados, sino que lucen incluso mejor con la tecnología mejorada de Acrobat”, comenta Whitehouse. “Esto no tiene precedentes en la historia de los formatos de documento. Queremos añadir conocimiento actualizado al mundo: para nosotros, Acrobat y PDF se aseguran de que eso suceda”.

Herramienta Necesaria

En el mundo acelerado de hoy en día, donde la sobrecarga de información no es un cliché sino una realidad cotidiana, la habilidad de preparar y presentar la información de una manera atractiva es claramente un punto clave.

Cartwright, de Courtroom Concepts, por ejemplo, dice llanamente que su negocio no existiría sin la tecnología en la que confía para hacer su trabajo y conseguir que sus clientes sean exitosos.

“El campo legal estaría de nuevo en los tiempos antiguos, cuando los abogados en la corte revolvían carpetas y pilas de papel como si buscaran una aguja en un pajar”, finaliza Cartwright.

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