La disminución de 1% en los costos de las compras, tiene el mismo impacto sobre el margen de ganancias que un aumento de 10% en el ingreso.

El máximo aprovechamiento de los recursos limitados es un desafío de las empresas.

Las limitaciones presupuestarias tienen un impacto importante en la adquisición de bienes y servicios de calidad esenciales para cualquier organización.

Mientras que estos ítems parecen frecuentemente pequeñas compras: suministros de oficina, costos de impresión, cargos por envío y administración de las instalaciones, pueden sumar rápidamente y convertirse en costos importantes.

El control de esos costos mediante un sistema de administración de gastos significa la diferencia entre el éxito y el fracaso. Tal sistema puede tener un efecto tremendo y mensurable sobre el costo total, independientemente del modelo de empresa.

De hecho, muchos de los estudios de adquisiciones muestran que una disminución tan pequeña como 1% en los costos de las compras, tiene el mismo impacto sobre el margen de ganancias que un aumento de 10% en los ingresos.

“La primera cuestión estratégica que cualquier compañía debería hacer es entender en qué está gastando su dinero, y luego cómo debería avanzar en el futuro para negociar o renegociar donde lo gastan”, dice Sudy Bharadwaj, vicepresidente de Global Supply Management en Aberdeen Group. “En realidad, se trata de analizar detalladamente dónde se gastó, con quién se gastó y en qué ítems se gastó”.

Más aún, cuando se los usa en forma adecuada, los sistemas de administración de gastos le brindan a su compañía la capacidad de ver cómo se gasta; por lo tanto, ofrece las bases para controlar y administrar más eficientemente su presupuesto.

Esto puede ayudar a disminuir los gastos operativos, así como también asegurar estándares mínimos de calidad y cumplimiento cuando los materiales y servicios están reglamentados o sujetos a cuotas, tales como los contratos con el gobierno y los convenios comerciales.

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